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Rimborsare una spesa può apparire semplice a livello concettuale, ma in realtà comporta tutta una serie di controlli che riguardano la politica aziendale e le direttive emesse.
Il bilancio deve essere sempre corretto e non presentare zone d’ombra, per cui il processo va reso più semplice e rapido possibile. Per fortuna, grazie all’automazione e alla digitalizzazione di fatture e spese interne, si può ovviare a procedimenti altrimenti lunghi, tediosi e suscettibili quindi di errore umano. Uno dei software migliori, in tal senso, è Soldo.
Cosa propone Soldo
Soldo è la piattaforma smart e intuitiva che consente di gestire le spese aziendali in modo davvero efficiente. Si possono inserire fatture e scontrini attraverso una semplice foto da smartphone, con un’app dedicata: in tal modo, anche il rimborso spese diventa agevole, perché il dipendente introduce direttamente nel software principale l’uscita che viene così contabilizzata in tempo reale.
Grazie alla sezione dedicata, si elimina il materiale cartaceo e si digitalizza ogni rimborso consentendo di verificare subito se esso rientra nelle politiche aziendali, eliminando di fatto i lunghi procedimenti e il recupero delle varie ricevute. Al fine di gestire ancora al meglio le trasferte, ad esempio, Soldo offre carte reali e virtuali da assegnare ai dipendenti, mettendo loro a disposizione un fondo tracciabile e che si contabilizza facilmente. Tali carte possono anche rappresentare diverse categorie, come ad esempio il carburante o le spese di ristoro.
Rimborso spese: come gestirli al meglio
Un controllo non idoneo sulle spese aziendali può portare a due problemi distinti: il primo è quello di rischiare che il dipendente perda fiducia non vedendosi corrisposto un rimborso che in realtà gli spetta; il secondo è invece l’opposto, ovvero rimborsare ciò che non è dovuto. Come già accennato, nei processi ripetitivi l’errore umano è persino normale, quindi la digitalizzazione dei bilanci in generale e dei rimborsi in particolare è la naturale evoluzione dell’economia di un’azienda che voglia stare al passo coi tempi.
Non solo, esistono sgravi fiscali concernenti l’IVA che possono essere rimborsati alle aziende e che, in caso di mancato tracciamento, non vengono recuperati. Oltre, ovviamente, a portare a dichiarazioni erronee che potrebbero persino essere sanzionate. La rendicontazione di un rimborso spese, dunque, incide in maniera determinante sui bilanci ma anche sul tempo: recuperare vecchi documenti e ricevute ed effettuare i conteggi può richiederne anche parecchio. Digitalizzando ogni singola uscita, rimborsi inclusi, invece, ci si può concentrare subito su altri aspetti che implementano il marketing, limitano l’errore umano quasi azzerandolo, e contribuiscono a creare fiducia nei dipendenti.
Nello stilare una busta paga che includa anche un rimborso spese, occorre che l’azienda sia a conoscenza anche di normative concernenti l’imponibile IRPEF, come quelle che regolano ad esempio lo smart working e i costi sostenuti dal dipendente per l’elettricità o la connessione a internet: in tal senso, queste non vanno incluse.
Una piattaforma digitale rappresenta quindi una risorsa per ogni azienda, specie se si verificano spesso trasferte o altri eventi che richiedono spese concernenti il rifornimento di carburante, il ristoro e il pernottamento dei propri collaboratori: per molti, anticipare le spese e avere un rimborso pressoché immediato rappresenta una soluzione, per altri si può persino bypassare il procedimento con carte dedicate dal budget impostato precedentemente.
L‘interfaccia unica consente di passare dalla schermata degli eventuali rimborsi a quella, ad esempio, del bilancio mensile, consentendo di individuare in modo veloce e costante le criticità, correggerle e implementare i settori che lo richiedano.